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outlook – Permitir que otra persona administre su correo y su calendario

Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/outlook-help/permitir-que-otra-persona-administre-su-correo-y-su-calendario-HA010075081.aspx#BM2
Fuente: http://support.microsoft.com/kb/237825/en-us

Esta función requiere una cuenta de Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. La mayoría de cuentas domésticas y personales no utilizan un servidor de Exchange. Para determinar a qué versión de Microsoft Exchange se ha conectado, vea el artículo Determinar la versión de Microsoft Exchange a la que se conecta mi cuenta.

Igual que si tuviera un asistente que le ayudara con la llegada de correo postal, puede usar Microsoft Outlook para que otra persona, conocida como delegado (delegado: alguien que tiene permiso para abrir carpetas de otra persona, crear elementos y responder a solicitudes de esa persona. La persona que concede el permiso delegado determina las carpetas a las que puede tener acceso el delegado y los cambios que éste puede realizar.), reciba y responda a las convocatorias de reunión y enviar mensajes de correo en su nombre. También puede conceder permisos que permitan leer, crear o tener control total de los elementos en el buzón (buzón: lugar de un servidor Microsoft Exchange donde se entrega el correo electrónico. El administrador configura un buzón para cada usuario. Si designa un archivo de carpetas personales como su lugar de entrega de correo electrónico, los mensajes se dirigirán a esa ubicación desde su buzón.) de Exchange.

El acceso delegado se usa habitualmente entre jefes y asistentes, cuando el asistente (delegado) es responsable de procesar las convocatorias de reuniones o los mensajes de correo electrónico y coordinar la agenda del jefe. En este artículo se parte de esa situación para explicar la característica, aunque el acceso delegado puede utilizarse entre colegas.

En este artículo


Acerca del acceso delegado

Dos usuarios de Microsoft Office Outlook 2007 que usan una cuenta de Exchange en la misma organización pueden compartir las carpetas de Exchange. Es una de las características para colaboración que incluye Exchange. Cuando concede acceso a las carpetas de Outlook a otro usuario de Outlook, puede controlar si el delegado tiene permisos de sólo lectura o más avanzados. De manera predeterminada, nadie puede tener acceso a los elementos que marque como privados.

 Importante   No debe utilizar la característica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de una cita, contacto o tarea a través de métodos de programación ni con otros programas de correo electrónico.

El acceso delegado es una característica avanzada, no sólo permite compartir carpetas de Outlook. Si desea conceder permisos adicionales, como permitir que un delegado cree mensajes de correo electrónico o responda a las convocatorias de reunión en su nombre, debe usar el Acceso delegado.

 Notas 

Cuando un delegado tiene permisos de “envío en nombre de”, puede escribir un mensaje de correo electrónico y escribir el nombre del jefe en el cuadro De. Los destinatarios del mensaje verán el texto Delegado en nombre de Jefe junto a De.

 Nota   Hay una característica avanzada de Exchange que permite que una o más personas tengan permisos para “enviar como” en otro buzón de Exchange. Esto permite que una persona envíe un mensaje como si fuera la propietaria del buzón. Los permisos Enviar como pueden usarse con o sin acceso delegado. Cuando están habilitados, el destinatario solo ve el nombre del jefe junto a De. Un administrador de Exchange o de Microsoft Windows debe configurar esta opción. Este escenario es más común cuando se comparte un buzón de Exchange, por ejemplo, un miembro de personal que envía mensajes a los clientes desde un buzón compartido de Exchange y no es su cuenta de Exchange.

OcultarInstrucciones para el administrador de Exchange para habilitar los permisos Enviar como

  1. En Microsoft Windows Server 2003, abra Equipos y usuarios de Active Directory.
  2. En el menú Ver, haga clic en Características avanzadas.
  3. En el nodo del dominio, haga clic en Usuarios.
  4. Abra la cuenta de usuario a la que desee agregar permisos para Enviar como.
  5. En la ficha Seguridad, haga clic en Agregar.
  6. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar, escriba el nombre para mostrar o el nombre de usuario de la persona a la que desea conceder permisos para Enviar como. Puede agregar varios nombres separándolos con punto y coma.
  7. Haga clic en Aceptar.
  8. En la lista Permisos, haga clic en Enviar como As y active la casilla de verificación Permitir.

 Sugerencia   Para determinar si un delegado tiene permisos para Enviar como en Exchange o sólo permisos para Enviar en nombre de, de acceso delegado de Outlook, pida al delegado que cree un nuevo mensaje y lo envíe a su cuenta de correo electrónico. Asegúrese de que el delegado escribe el nombre del otro buzón en el cuadro De, por ejemplo, el nombre del jefe. Cuando se recibe el mensaje, si ambos nombres aparecen en el cuadro De junto con el texto “en nombre de”, significa que el delegado sólo tiene permisos de acceso delegado de Outlook para enviar en nombre de.

Como persona que concede el permiso, usted determina el nivel de acceso que tendrá el delegado a sus carpetas. Puede conceder permiso a un delegado para que lea los elementos de sus carpetas o para leer, crear, cambiar y eliminar los elementos. De forma predeterminada, si agrega un delegado, éste tendrá acceso a las carpetas Calendario y Tareas. También puede responder a las convocatorias de reuniones.

Si desea permitir que un delegado vea todos los mensajes de la Bandeja de entrada, debe concederle permisos adicionales. Se ofrecen instrucciones para hacerlo en la sección Activar el acceso delegado.

Si concede a alguna persona acceso a sus carpetas de Exchange, esa persona tendrá acceso a todos los elementos incluidos en ellas, con excepción de los elementos marcados como privados. Se ofrecen instrucciones para permitir que los delegados vean los elementos privados en la sección Elegir los elementos que el delegado no puede ver. Los elementos en las subcarpetas no están disponibles para el delegado salvo que cambie los permisos de uso compartido de la subcarpeta o cree una nueva. Las nuevas subcarpetas heredan los permisos de acceso de la carpeta principal.

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Activar el acceso delegado

Un delegado recibe automáticamente permisos para Enviar en nombre de. Esto quiere decir que puede hacer lo siguiente:

  • Responder a una convocatoria de reunión que reciba usted, el jefe.
  • Recibir respuestas a una convocatoria de reunión enviadas a usted, el jefe.
  • Redactar y enviar un mensaje de correo electrónico que, cuando se reciba, tendrá el Delegado en nombre de Jefe junto a De.

De manera predeterminada, el delegado sólo puede leer las convocatorias de reuniones y respuestas enviadas al jefe, no tiene acceso a leer ningún otro mensaje de la Bandeja de entrada.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la ficha Delegados y, después, haga clic en Agregar.

Delegar el acceso

OcultarSi falta la ficha Delegados o el botón Agregar

La ficha Delegados o el botón Agregar tal vez no estén visibles debido a una o varias de las siguientes causas:

  • No existe una conexión activa entre Outlook y Exchange. En la barra de estado de Outlook debería aparecer Conectado a Microsoft Exchange o En línea.
  • Los mensajes no se entregan en el buzón de Exchange. El correo deberá enviarse al buzón de Exchange, no a un archivo de carpetas personales (.pst) del disco duro.
  • Es posible que no esté instalado o habilitado el complemento que contiene la característica Acceso delegado.
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Complementos.
    2. En la lista Administrar, haga clic en Administrar extensiones de clientes de Exchange y, a continuación, haga clic en Ir.
    3. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, active la casilla de verificación Acceso delegado.

Si Acceso delegado no aparece, debe instalar el complemento.

  1. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, haga clic en Cerrar.
  2. Seleccione dlgsetp.ecf y haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de complementos.

Se recomienda que reinicie Outlook.

  1. Escriba el nombre de la persona que desee designar como su delegado o bien busque su nombre en la lista y haga clic en él.

 Nota   El delegado debe ser una persona de la Lista global de direcciones (Lista global de direcciones: libreta de direcciones que contienen todas las direcciones de correo electrónico de usuarios, grupos y listas de distribución de la organización. El administrador crea y mantiene esta libreta de direcciones. También puede contener direcciones de correo electrónico de una carpeta pública.) de Exchange.

  1. Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.
  2. En el cuadro de diálogo Permisos del delegado, puede aceptar la configuración predeterminada o seleccionar niveles de acceso personalizados a las carpetas de Exchange.

Si un delegado necesita permiso solamente para trabajar con convocatorias de reuniones y respuestas, bastan los permisos predeterminados El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen. Puede dejar la configuración de permisos a su Bandeja de entada en Ninguno. Las convocatorias de reunión y las respuestas irán directamente a la Bandeja de entrada del delegado.

 Nota   De manera predeterminada, el delegado tiene los permisos de Editor (puede leer, crear y modificar elementos) para la carpeta Calendario porque una vez que el delegado responde a una reunión en su nombre, la reunión se agrega automáticamente a su carpeta Calendario.

OcultarDescripciones de los niveles de permiso

  • Revisor     Con este permiso, el delegado puede leer los elementos de la carpeta del jefe.
  • Autor    Con este permiso, el delegado, puede leer y crear elementos y modificar y quitar los elementos creados por el jefe (o propietario). Por ejemplo, un delegado puede crear solicitudes de tareas y convocatorias de reunión directamente en la carpeta Tareas o Calendario de su jefe y, después, enviar un elemento en su nombre.
  • Editor     Con este permiso, el delegado puede hacer lo mismo que el Autor y, además, modificar y eliminar elementos creados por el jefe.

Permisos de acceso de un delegado

  1. Para enviar un mensaje al delegado para comunicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.
  2. Si lo desea, active la casilla de verificación El delegado puede ver mis elementos privados.

 Importante   Ésta es una configuración global que afecta a todas las carpetas de Exchange, Correo, Contactos, Calendario, Tareas, Notas y Diario. No se puede dar acceso a elementos privados de una sola carpeta.

  1. Haga clic en Aceptar.

 Nota   Los mensajes enviados con el permiso Enviar en nombre de incluyen el nombre del delegado y del jefe junto al cuadro De. Cuando se envía un mensaje con el permiso Enviar como, sólo aparece el nombre del jefe. Vea la sección Acerca del acceso delegado para obtener más información sobre los permisos Enviar como.

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Cambiar los permisos del delegado

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha Delegados.

OcultarFalta la ficha Delegados

La ficha Delegados o el botón Agregar tal vez no estén visibles debido a una o varias de las siguientes causas:

  • No existe una conexión activa entre Outlook y Exchange. En la barra de estado de Outlook debería aparecer Conectado a Microsoft Exchange o En línea.
  • Los mensajes no se entregan en el buzón de Exchange. El correo deberá enviarse al buzón de Exchange, no a un archivo de carpetas personales (.pst) del disco duro.
  • Es posible que no esté instalado o habilitado el complemento que contiene la característica Acceso delegado.
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Complementos.
    2. En la lista Administrar, haga clic en Administrar extensiones de clientes de Exchange y, a continuación, haga clic en Ir.
    3. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, active la casilla de verificación Acceso delegado.

Si Acceso delegado no aparece, debe instalar el complemento.

  1. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, haga clic en Cerrar.
  2. Seleccione dlgsetp.ecf y haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de complementos.

Se recomienda que reinicie Outlook.

  1. Haga clic en el nombre del delegado cuyos permisos desea cambiar y, a continuación, haga clic en Permisos.

 Nota   Si desea quitar todos los permisos de acceso delegado, haga clic en Quitar e ignore el resto de los pasos.

Permisos de acceso de un delegado

  1. Cambie los permisos de todas las carpetas de Outlook a las que el delegado tiene acceso.
  2. Para enviar un mensaje al delegado para indicarle los permisos que ha cambiado, active la casilla de verificación Enviar automáticamente un mensaje al delegado con los permisos en activo.

 Nota   Si desea que se envíen al delegado copias de las convocatorias de reunión y de las respuestas, debe asignarle permisos de Editor (puede leer, crear y modificar elementos) en la carpeta Calendario y, después, activar la casilla de verificación El delegado recibe copia de los mensajes de reunión que se me envíen.

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Elegir los elementos que el delegado no puede ver

Si ha concedido permisos a un delegado para que tenga acceso a sus carpetas de Outlook, puede ocultar la información personal de las citas, reuniones, tareas y contactos. Abra cada elemento personal y, en el grupo Opciones, haga clic en Privado.

Si desea que el delegado vea sus elementos privados, siga este procedimiento:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha Delegados.

OcultarFalta la ficha Delegados

La ficha Delegados o el botón Agregar tal vez no estén visibles debido a una o varias de las siguientes causas:

  • No existe una conexión activa entre Outlook y Exchange. En la barra de estado de Outlook debería aparecer Conectado a Microsoft Exchange o En línea.
  • Los mensajes no se entregan en el buzón de Exchange. El correo deberá enviarse al buzón de Exchange, no a un archivo de carpetas personales (.pst) del disco duro.
  • Es posible que no esté instalado o habilitado el complemento que contiene la característica Acceso delegado.
    1. En el menú Herramientas, haga clic en Centro de confianza y, a continuación, haga clic en Complementos.
    2. En la lista Administrar, haga clic en Administrar extensiones de clientes de Exchange y, a continuación, haga clic en Ir.
    3. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, active la casilla de verificación Acceso delegado.

Si Acceso delegado no aparece, debe instalar el complemento.

  1. En el cuadro de diálogo Administrador de complementos, haga clic en Cerrar.
  2. Seleccione dlgsetp.ecf y haga clic en Abrir.
  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de complementos.

Se recomienda que reinicie Outlook.

  1. En la lista, haga clic en el nombre del delegado al que desee dar permiso para ver sus citas privadas.
  2. Haga clic en Permisos.
  3. Active la casilla de verificación El delegado puede ver mis elementos privados.

Elementos privados y acceso delegado

 Importante   No debe utilizar la característica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles de una cita, contacto o tarea. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer los elementos que ha marcado como privados, no les conceda permiso de Revisor (puede leer elementos) para las carpetas Calendario, Contactos o Tareas. Una persona a la que se le haya concedido permiso de Revisor (puede leer elementos) para tener acceso a las carpetas podría utilizar métodos de programación u otros programas de correo electrónico para ver los detalles de un elemento privado. Utilice únicamente la característica Privado cuando comparta carpetas con personas en las que confía.

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